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Datenschutzordnung

 

Präambel

 

Die LandFrauen Ortsverein Lambsheim verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation der Vereinsveranstaltungen, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

 

§ 1 Allgemeines

 

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern an Vereinsveranstaltungen sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

 

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

 

1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.

 

2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.

 

3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zum Landesverband werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet.

 

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

 

1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.

 

2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an Veranstaltungen, Standdienste, Pressemitteilungen etc..

 

3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.

 

4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands mit Vorname, Nachname, Funktion und gegebenenfalls mit E-Mail-Adresse und Telefonnummer mit Einwilligung veröffentlicht. Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.

 

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

 

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB.

 

Die Kassenführerin stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Sie ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

 

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

 

1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Kursleiterinnen, Referenten) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

 

2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.

 

3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

 

§ 6 Kommunikation per E-Mail

 

1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.

 

2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.

 

§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

 

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

 

§ 8 Datenschutzbeauftragter

 

Da im Verein in der Regel unter 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Verein keinen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Sollte dies doch notwendig werden obliegt die Auswahl und Benennung dem Vorstand nach § 26 BGB. Der Vorstand hat sicherzustellen, dass die benannte Person über die erforderliche Fachkunde verfügt. Vorrangig ist wenn möglich ein interner Datenschutzbeauftragter zu benennen. Ist aus den Reihen der Mitgliedschaft keine Person bereit, diese Funktion im Rahmen eines Ehrenamtes zu übernehmen, hat der Vorstand nach § 26 BGB einen externen Datenschutzbeauftragten auf der Basis eines Dienstvertrages zu beauftragen.

Da die Ortsvereine im LandFrauenverband Pfalz keine eigenständigen Vereine sind, ist für alle Ortsvereine im LandFrauenverband Pfalz Frau Brigitte März die Datenschutzbeauftragte.

 

§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

 

1. Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegen dem ersten Vorstand oder einem beauftragten Vorstandsmitglied. Änderungen dürfen ausschließlich durch diese Personen vorgenommen werden.

 

2. Der erste Vorstand ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.

 

3. Abteilungen und Gruppen (falls vorhanden) bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des ersten Vorstands. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Abteilungen und Gruppen Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Ressortleiters Öffentlichkeitsarbeit, kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.

 

§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

 

1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder –weitergabe ist untersagt.

 

2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.

 

§ 11 Inkrafttreten

 

Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des LandFrauen-Ortsvereins Lambsheim am 12.10.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Ortsvereins in Kraft.

 

 

 

 

 

Datenschutzvorschriften des LandFrauenverbandes Pfalz

 

In Deutschland wird dem Datenschutz erhebliche Bedeutung zugemessen. Dies zeigt das entsprechende Gesetz zum Datenschutz (BDSG), verbunden mit den jeweiligen Datenschutzbeauftragten der Bundesländer und des Bundes. Um diesen Vorschriften zu entsprechen, ist der Umgang mit den Daten unserer Mitglieder und die Weitergabe an Dritte entsprechend einzugrenzen. Wie die Handhabung zu erfolgen hat führen wir an dieser Stelle aus.

 

Mitgliederinformationen (personenbezogene Daten) erhalten wir über die Beitrittserklärung unserer Mitglieder. Ale darin gemachten Angaben werden in unserer elektronischen Mitgliederverwaltung erfasst. Dies erfolgt entweder durch den Ortsverein oder die Landesgeschäftsstelle. Das Datenschutzgesetz (BDSG) macht allerdings keinen Unterschied zwischen den zuständigen Personen, ob auf Orts- oder Landesebene. Es gibt für das Gesetz nur den LandFrauenverband als Ganzes, der die Mitgliederdaten erfasst und verarbeitet, ohne Unterscheidung wer die Erfassung tatsächlich übernimmt. Dies ist uns als verantwortliche Vertreterinnen auch grundsätzlich so erlaubt. Das Gesetz beschreibt die Beschaffung der Daten dabei mit folgendem Grundsatz:

 

„So wenig wie möglich, so viel wie notwendig!“

 

Für uns als Erfasser bedeutet dies, wenn ein neues Mitglied nur wenige Angaben zur Person machen will, müssen wir damit zufrieden sein. Bitte fragen Sie nicht nach, alle Angaben zur Person erfolgen rein auf freiwilliger Basis!

 

Ein wesentlicher Bereich umfasst die Verarbeitung der Mitgliederdaten durch uns und die Ortsebene, für den Informationsversand, für Gratulationen oder Mitgliederjubiläen. Dafür erstellen wir Listen und drucken diese aus. Dies ist nach der gesetzlichen Lage ganz klar erlaubt.

 

Darüber hinaus ist es allerdings untersagt, diese Informationen, ob als Liste oder Datei an Außenstehende (außerhalb des LandFrauenverbandes) weiterzugeben oder für fremde Zwecke ohne LandFrauenhintergrund zu nutzen. Diese Vorschrift ist von allen Beteiligten unbedingt einzuhalten. In diesem Rahmen ist es auch verboten, die erfassten Daten auf Nachfrage zur Verfügung zu stellen, egal wie wichtig Ihnen die Anfrage auch erscheinen mag. Verstöße gegen diese Datenschutzvorschriften müssen von uns zur Anzeige gebracht und können mit Bußgeldern geahndet werden. Schließlich vertrauen alle unsere Mitglieder darauf, dass wir ihre persönlichen Daten schützen.

 

Das Präsidium des LandFrauenverbandes hat Brigitte März zur Datenschutzbeauftragen des Verbandes benannt. Sie ist verantwortlich für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und deren Umsetzung innerhalb des Verbandes.

 

Gibt es in ihrem Ortsverein Probleme rund um den Datenschutz wenden Sie sich bitte an:

 

Brigitte März, 0631 35790030 oder maerz@landfrauen-pfalz.de